Srdcom ostravského nákupného portálu je systém ShopCentrik od spoločnosti NetDirect

Ostrava ako prvé mesto v Českej republike nakupuje komodity a služby prostredníctvom Systému združených nákupov (SSN). Tento unikátny projekt pre Ostravu vyvinula spoločnosť eCENTRE, a. s. Súčasťou tohto projektu je aj Nákupný portál mesta Ostrava, na ktorého tvorbe sa podieľa spoločnosť NetDirect so svojím produktom ShopCentrik. Cieľom projektu SSN je zjednotiť dopyt mesta a mestských organizácií a centralizovať všetky neinvestičné nákupy na jediné miesto - nákupný portál. Potom, čo bola úspešne dokončená prvá fáza projektu - zber potrebných dát, začiatkom júna už bola spustená skúšobná prevádzka webovej aplikácie. Vďaka centralizovanému nákupu komodít a služieb by Ostrava mohla ročne ušetriť 100 miliónov korún.

Nákupný portál je uzavretý systém, do ktorého majú prístup len mestské organizácie ako odberatelia, ďalej dodávatelia, ktorých výrobky zvíťazili v elektronickej aukcii, a správca nákupného portálu. Unikátnym špecifikom tejto sofistikovanej internetovej aplikácie je možnosť prideľovania práv užívateľom nákupného portálu k jednotlivým úkonom a v budúcnosti aj napríklad možnosť napojenia celého systému dokumentov ako objednávok, dodacích listov i faktúr dodávateľov a objednávateľov na ekonomicko-informačné systémy.

Cieľom projektu je zjednotiť dopyt mesta a mestských organizácií a centralizovať všetky neinvestičné nákupy na jediné miesto

Na nákupnom portáli môžu nakupovať iba mestské organizácie

Objednávatelia - jednotlivé mestské organizácie - sa prostredníctvom prihlasovacích údajov prihlásia do svojho účtu na nákupnom portáli a na základe pridelených práv môžu objednávať tovar len z konkrétnych komoditných kategórií a aukčných skupín. Systém rozlišuje tiež niekoľko najdôležitejších rolí objednávateľov:

• Interný nákupca - môže tovar len vkladať do košíka
• Nákupca - má právomoc objednávku uskutočniť
• Schvaľovateľ - niektoré z organizácií majú vo svojej hierarchii aj zamestnanca, ktorý všetky objednávky schvaľuje
• Práva k jednotlivým úkonom smie udeľovať iba riaditeľ danej organizácie ako administrátor objednávateľa

Mohlo by vás zajímať aj: Spoločnosť NetDirect, s. r. o., sa podieľa na unikátnom projekte Systém združených nákupov pre mesto Ostrava

Dôraz sa kladie na to, aby mestské organizácie nakupovali položky, ktoré zvíťazili v elektronickej aukcii, teda položky najkvalitnejšie a najlacnejšie. Vo výnimočných prípadoch môžu subjekty Štatutárneho mesta Ostravy vložiť do katalógu produkt od dodávateľa, ktorý v elektronickej aukcii nezvíťazil. Produkt takého dodávateľa však uvidí len organizácia, ktorá ho do katalógu vložila. V prípade, že organizácia uskutoční objednávku nevíťazného drahšieho produktu, bude musieť túto skutočnosť uviesť. Môže sa tiež stať, že viac organizácií objedná položku od nevíťazného dodávateľa, či už na základe predchádzajúcej výbornej skúsenosti s produktom, alebo výhodnejších podmienok a pod. V takom prípade môže správca nákupného portálu zaradiť tohto dodávateľa s konkrétnymi položkami do katalógu.

Pozrite si videoukážku o Systéme združených nákupov, ktorého súčasťou je softvérová aplikácia Nákupný portál mesta Ostrava

Variabilná funkcionalita portálu umožní objednávateľom jednoduché, rýchle a prehľadné nakupovanie

Systém navrhnutý spoločnosťou NetDirect je výnimočný pre svoju funkcionalitu, ktorá umožňuje objednávateľom značnú variabilitu a flexibilitu. Okrem toho, že obstarávatelia môžu vyberať dodávateľa pre nákup komodít, môžu tiež vybrať dátum dodania ako pri jednotlivých položkách zvlášť, tak aj formou hromadného zadania, čo nákupcovi veľmi zjednoduší prácu pri objednávke väčšieho množstva tovaru. Okrem toho je možné vyberať aj miesto dodania: Ak napríklad organizácia objedná potraviny a zdravotnícky materiál, aplikácia jej umožní rozlíšiť miesto dodania prostredníctvom zadania rôznych kontaktných adries, na ktoré bude následne tovar rozvezený. Ďalej je možné opakovať predchádzajúce objednávky stlačením jediného tlačidla alebo si vytvoriť tzv. šablóny svojich obľúbených, často nakupovaných produktov, a týmito šablónami potom košík naplniť. Webová aplikácia umožňuje objednávateľom mať vždy prehľad o aktuálnom stave objednávky vďaka funkcii Prehľad objednávok. Akákoľvek činnosť, či už zo strany odberateľa alebo zo strany dodávateľa, sa v prehľade objednávok ihneď prejaví a obe strany tak budú neustále informované o aktuálnom stave.

Ukážka oficiálnej webovej stránky Nákupného portálu mesta Ostrava

Nákupný portál obsahuje controllingové mechanizmy

Nákupný portál zahŕňa aj controllingové mechanizmy, vďaka ktorým má pracovník controllingu k dispozícii prehľad realizovaných nákupov za predchádzajúci mesiac, rok a pod.

E-learning

Portál ponúkne užívateľom množstvo videomanuálov a textových manuálov s návodmi na správne používanie nákupného portálu. Systém počíta aj so spätnou väzbou, kde sa užívatelia budú môcť vyjadriť k systému nakupovania - jeho kvality, náročnosti a pod, prostredníctvom dotazníkov.

Ktorí dodávatelia môžu svoje produkty na nákupnom portáli ponúkať?

Do katalógu umiestnenom na nákupnom portáli budú prioritne zaraďované položky tých dodávateľov, ktorí zvíťazia v elektronickej aukcii. Vo výnimočných prípadoch môžu byť do katalógu zaradené aj položky dodávateľov, ktorí sa síce elektronickej aukcie nezúčastnili alebo v nej nezvíťazili, ale ich produkty sa osvedčili napríklad z hľadiska väčšej kvality, rýchlejšieho dodania a pod.

Schematický obrázok procesu výberu dodávateľa pre nákupný portál

Prístup do nákupného portálu dostane dodávateľ súčasne s prvou objednávkou formou e-mailu a sms správy. Nákupný portál mu umožňuje pružnú reakciu na objednávku vďaka prehľadu objednávok a ďalším čiastkovým funkciám: Počas vystavovania elektronického dodacieho listu môže napríklad upraviť množstvo objednaného tovaru, aby nedochádzalo k sporom medzi odberateľom a dodávateľom v prípade, že sa napríklad konečná hmotnosť tovaru nestotožňuje s informáciou v katalógu. Upravená hodnota sa tiež automaticky prejaví na výslednej cene a vo faktúre.

Ukážka z administrácie Nákupného portálu mesta Ostrava - Prehľad objednávok

Výhody portálu pre dodávateľa? Predovšetkým jednotná podoba dokumentov a kompletná evidencia!

Nespornou výhodou tejto softvérovej aplikácie je jednotná podoba dokumentov a kompletnej evidencie na jednom mieste. Systém ponúka prehľadnú orientáciu v prijatých a už potvrdených objednávkach, na základe ktorých dokáže vygenerovať dodacie listy a následne faktúry, rozpozná aj uhradené a neuhradené faktúry a pod. Dodávatelia môžu do svojho účtu nahrať taktiež vlastné logo, ktoré bude automaticky vytlačené na dodacom liste. V budúcnosti bude nespornou výhodou portálu možnosť napojenia celého systému dokumentov ako objednávok, dodacích listov i faktúr na ekonomicko-informačné systémy.

Súvisiaci článok: Mesto Ostrava spustilo unikátny projekt Systém združených nákupov, na ktorom sa podieľa aj spoločnosť NetDirect